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| ¿Los cambios de última hora?. |
Cuando organizas un evento y el comité organizador decide cambiar las
reglas de juego los planificadores de evento a menudo expresan frustración
sobre la frecuencia que generan estos
cambios, esto se considera como una de las actividades más estresantes.
La regla 80-20 usado para significar que el 80% de eventos sería ejecutado
como estaba previsto. Hoy, es todo lo contrario. De hecho, eventos rara vez van
completamente como planificados y a veces parece como si el 99% del tiempo allí
son cambios. No es inusual para los clientes corporativos hacer cambios hasta
el día del evento. Esto hace difícil planificar los requisitos de logística,
uso de habitación, planificar los eventos, programar las actividades, entre otros.
Un organizador de eventos profesional debe estar preparado para cuando sucedan
estos tipos de cambios, es parte de las estrategias de gestión del cambio. Hoy nos
centraremos en 5 estrategias para la gestión de cambios.
1. Negociar con las sedes de los eventos, contingencias que se pueden sucintar.
Se pueden suceder días antes
del evento. La frecuencia con la que se hacen cambios de última hora ha
aumentado significativamente para ello tienes que estar preparado para hacer ajustes.
2. Programe reuniones de logística con frecuencia. Y lleva registro
de las resoluciones tomadas.
Estos reportes o minutas
deben capturar la mayoría de los cambios de última hora.
3. Trabaje en un entorno sin papeles
y proporcionar la información de forma electrónica.
4. Para disminuir el estrés de los cambios de última hora, prevea la subcontratación
de tus servicios relacionados con el evento.
5. Planificar reunión, evento final personal para justo
antes de la instalación. Doble la cantidad de tiempo que se suele planificar
para ello.
