Cambios en las estrategias en la organización de Eventos

¿Los cambios de última hora?.

Cuando organizas un evento y el comité organizador decide cambiar las reglas de juego los planificadores de evento a menudo expresan frustración sobre la frecuencia  que generan estos cambios, esto se considera como una de las actividades  más estresantes.

La regla 80-20 usado para significar que el 80% de eventos sería ejecutado como estaba previsto. Hoy, es todo lo contrario. De hecho, eventos rara vez van completamente como planificados y a veces parece como si el 99% del tiempo allí son cambios. No es inusual para los clientes corporativos hacer cambios hasta el día del evento. Esto hace difícil planificar los requisitos de logística, uso de habitación, planificar los eventos, programar las actividades, entre otros.

Un organizador de eventos profesional debe estar preparado para cuando sucedan estos tipos de cambios, es parte de las  estrategias de gestión del cambio. Hoy nos centraremos en 5 estrategias para la gestión de cambios.

1. Negociar con las sedes de los  eventos, contingencias que se pueden sucintar.

Se pueden suceder días antes del evento. La frecuencia con la que se hacen cambios de última hora ha aumentado significativamente para ello tienes que estar preparado para  hacer ajustes.

2. Programe  reuniones  de logística con frecuencia. Y lleva registro de las resoluciones tomadas.

Estos reportes o minutas deben capturar la mayoría de los cambios de última hora.

3. Trabaje en un  entorno sin papeles y proporcionar la información de forma electrónica.

4. Para disminuir el estrés de los cambios de última hora, prevea la subcontratación de tus servicios relacionados con el evento.

5. Planificar  reunión, evento final personal para justo antes de la instalación. Doble la cantidad de tiempo que se suele planificar para ello.