Montaje de 256 stands en TravelMart LatinAmerica

Corpoeventos apoyando al  INGUAT

Desde El parque de la industria, CORPOEVENTOS llevo a cabo el montaje de 256 stands de compradores y vendedores en el parque de la Industria. Apoyando al turismo de Guatemala.

TravelMart LatinAmerica es organizado por William Coleman Inc. desde 1978, y reúne a operadores, mayoristas, planificadores de reuniones, incentivos y empresas de productos de viajes de ocio de todas partes del mundo.

LatinAmerica TravelMart 2015

LatinAmerica TravelMart 2015

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Errores en la organización de eventos

Errores que se cometen continuamente y las personas no las perciben adecuadamente, esto puede parecer demasiado duro, que intentar lanzar el evento que al final fracasará y no logrará ser un evento perfecto y de éxito.

Impulsados por el ardor, en lugar de la lógica de decisiones, pueden representar un fatal  llevar a cabo un evento. A menudo estos errores se cometen muy frecuentemente — y por lo tanto, pueden ser difíciles de corregir. 

Eventos  incluso de  altos profesionales pueden ser vulnerables a la metedura de patas impulsadas por el fervor y no por la lógica.

A continuación se incluyen cinco delitos comunes de la pasión del evento, con las correspondientes medidas preventivas:

1. "El sobredimensionamiento"

A pesar de que se han incorporado prevenciones de los asistentes (o la cifra de asistencia máxima equivalente para eventos proporcionado por los resultados de años anteriores) es fácil  intoxicarse por la "masa crítica" y mantener  las esperanzas de realizar un gran evento, al final hay que salir a la calle a invitar a  amigos, clientes y VIPs,  y comenzar a regalar espacios situación que se puede predecir. En muchos casos, agregar más asistentes puede costar muy caro.  No prever con tiempo y perder credibilidad institucional,  perjudica a la larga el valor percibido del evento (no digamos los problemas  presupuestarios que esto significa). Además de saber el costo exacto por persona en su evento — no hay  evento con costo gratuito — la fórmula  de CUMPLIR con sus metas y objetivos, dividido por el presupuesto. En otras palabras, si usted no puede argumentar cumplir con sus metas y objetivos y/o su asistencia pone en el rojo los ingresos del evento.

2. El amor mal percibido

Usted (o un ejecutivo senior que crea ser organizador de eventos)  puede ser el principal crimen pasional  que sufra un evento en particular,  no ser profesional en este campo, es ser una persona que al final fomenta, el total desprecio por su audiencia y resulta ser irresponsable de sus actos. Aunque rara vez tiene un control total, insistir en la contratación de talento reúne por lo menos el 75% de sus objetivos y necesidades de lograr un evento de éxito.

3. El lugar del evento:  ceguera

Todos somos vulnerables a la seducción de la deslumbrante vista al mar, alojamientos lujosos o dramáticos o un chef  celebridad. En pocas palabras, tiene que mantener la claridad al seleccionar el lugar de su celebración. En ocasiones un lugar particularmente espectacular permiten discutir desafíos lejos,  como un viaje muy largo tiempo o el mayor alquiler de costo. Una simple lista de comprobación de mosto-ricos le mantendrá fuera de problemas (como acceso al transporte público, asequibilidad, acceso a Internet y otros). Así mismo, los espacios no adecuados y seleccionados para su grupo meta, en estas situaciones se cometen accidentes irreparables.

4. Efecto  Narciso

¿Te gusta tantos sus propias ideas, que usted no puede ver sus debilidades.? Tú eres el único, no hay nadie como tú y como tu evento, yo lo puedo y lo sé todo. Si usted es de estas personas en definitiva estamos enfrente de un Narcisista de Eventos, de estos se encuentran a la vuelta de la esquina, como puede ser posible ser su propio admirador (o único). 

5. El beso de la muerte

Programar actividades inalcanzables que no puede caber en el presupuesto, un vehículo de transporte ridículo por ejemplo,  traer a una súper estrella (ante la  comercialización  a este efecto se le llama: una banda de gimnasio)  lo único que lograras es moverte en un mismo lugar— y todavía no subir los indicadores. Mostrar diferencia a las preferencias con el dueño del evento o una junta directiva cegada, puede ser tomado,  como sabotear los resultados del evento. Esto puede llegar a ser un conflicto. Sólomente una sugerencia, esto lo debes  plantear a tiempo  de forma lógica y tener un plan para ofrecer alternativas con significativamente mayores ventajas o desistir de organizar el evento.

Instagram herramienta de promoción en eventos y banquetes.

 Instagram  en eventos y banquetes.

Estamos en el momento de parar y hacer una reflexión sobre las nuevas formas de visualizar la  publicidad en medios masivos. Esta reflexión hoy por hoy nos indica que este medio  está cambiando. Y cambiando por crear y complementar tu  imagen online, en pocas palabras mejorar tu identidad digital desde el punto comercial de tu empresa sea este hotel, empresa de banquetes, centros de convenciones, u organizador de eventos. 

¿Cómo podremos utilizar esto para promover centros de convenciones, banquetes a domicilio, salones, montajes, decoraciones y mucho más que ahora los eventos traen consigo? 

La  tecnología y desde hace tiempo los dispositivos móviles se han convertido no sólo en herramientas de ocio y/o trabajo, sino también en receptáculo de la nueva publicidad. 

Instagram  se ha convertido como un complemento en el boom de la publicidad,

Esta reflexión se dirige a que las redes sociales y su conocimiento están devolviendo con creces la inversión que facebook hiciese tan sólo  años atrás.  

Si se quiere empezar a vender a través de Instagram, podemos empezar  optimizando nuestro perfil.

Hay que ser creativos y originales con las imágenes, además de utilizando los hashtags adecuados y, cómo no, interactuando con nuestros seguidores.

 Los eventos son una herramienta que sabiéndola utilizar se convierte en un potencia de visibilidad de hotel centro de convenciones u organizador de eventos.

Prepara una  estrategia con Instagram.

1-    Crea eventos con tus recursos: Por ejemplo con decoración de flores, verduras, dulces u otros hazlo atractivo y promuévelo en las redes. 

2-    Promueve concursos, mínimo 3 concursos de fotografía al año: De esta forma descubrirás a clientes y usuarios que son aficionados a colgar fotografías en la red.

3-     Los participantes en los eventos que sean viajeros son más ávidos a colgar fotos.  Instagram es un fenómeno para colocar recuerdos de viaje y esto puede ser utilizado para generar campañas de marketing o identificación de la marca con sus consumidores con concursos con un hashtag sobre el evento o una actividad en especial.

4-    Los eventos: antes durante y después podrás documentar desde 6 meses antes del eventos todo lo que  acontezcan, registra la pedida de mano, los preparativos de la novia, o del novio, las compras anticipadas, los preparativos de luna de miel  como las despedidas de soltero,  al igual que ello utiliza esta estrategia con los eventos corporativos y los eventos especiales al aire al libre.

5-    Promueve los marcos  o las panorámicas  para toma de fotografías. Los eventos cuando se realizan tienden a toma de fotografías has de ello toda una experiencia crea marcos adecuados para estas ocasiones o prepara panorámicas impresas de fondo que hagan desear la toma de fotografías.

6-    “Selfies” promover esta actividad y se convierte en una verdadera plaga… pero al final proporciona dividendos, te sugerimos hacer una competencia y proporciona un  premio o recompensa de tus servicios, que mejor: una estancia, una cena o descuentos para los invitados.

Relación Operación de Grupos y Eventos con el Revenue Management

 Operación de Grupos y Eventos con el  Revenue Management

Revenue Management se define como la técnica de venta del producto adecuado, en el momento preciso y al cliente apropiado.

 Un proceso de control gerencial, mantiene  el equilibrio entre ocupación y precio medio.

Actividad que se debe realizar de forma  diaria que involucra a todo el equipo administrativo. La estructura administrativa que interviene en este proceso:

·         Gerencia General

·         Mercadeo

·         Recepción

·         Reservaciones.

·         Banquetes

Todos ellos deberán  unificar criterio para establecer una estrategia conjunta que tenga en cuenta presupuestos, calendario de tarifas y previsión de la demanda para observar la evolución de la rentabilidad. Sin análisis y perspectiva resulta imposible ver la evolución y necesidades del hotel.

Un proceso de mejora continúa cuando se implementa.

En donde:

·         Se planifica un  presupuesto y un plan operativo anual,

·         Plan de acción que responde a las actividades que se realizarán

·         Indicadores de control

·         Requerimientos o criterios de mejora y actuar en su momento.

A parte de alojar a huéspedes individuales lo más importante es  alojar a grupos corporativos y e desarrollo de eventos en el hotel.

La maniobra que proporciona el compromiso  que desarrolla la cultura organizacional de la administración del hotel y sobre todo las áreas de habitaciones y banquetes con la generación de ingresos por ventas.

 Lograr un mix de precio apropiado que genere los mejores resultados a consecuencia de aplicar los mejores precios competitivos, por el otro lado,  evitar pérdidas:

Objetivos:

·         Reservas que no serán canceladas

·         Ocupación de habitaciones como de salones de eventos lo más cercanas al presupuesto aprobado

·         Ventas a segmentos  estimados en plan de mercado anual

·         Acciones estratégicas para lograr ocupaciones extraordinarias en temporadas bajas

·         Desarrollo de valores agregados que su objetivo sea la repetición cada año de la preferencia de sus servicios.

Inteligencia en el uso del Guest/History

Desarrollo de una base de datos de clientes individuales, operadores de grupos y desarrolladores de eventos fieles y actualizados sobre todo conocer sus perfiles.

Esta estrategia es altamente importante ya que de ella nacerán la receta para el diseño de nuevos productos y servicios  para  clientes cada vez más exigentes y coloque al hotel a la vanguardia, por superior a la competencia.

Esta estrategia corresponde al departamento de mercadeo que deberá actualizar semestralmente los segmentos con el objeto de acercarnos al perfil de los consumidores de nuestros servicios, como consecuencia de ello esta información y definición nos acercara a una adecuada  estrategia.

Objetivo:

Lograr que el cliente adecuado busque nuestro hotel y no se aloje con la competencia, debería formar parte  esta estrategia.

Cultura corporativa altamente comprometida con el logro de resultados.

La administración del hotel  deberá  lograr como resultado un alto compromiso de obtener el logro de sus objetivos y ver a este instrumento como el medio por el cual podrán ser más efectivos en su trabajo.

Lograr una  combinación adecuada de demanda, al tiempo que el de Revenue optimiza los precios y fomenta una mejora continúa no sólo a nivel de beneficios, sino de equipo y estrategia.

Objetivos:

·         Lograr  un  hotel visible y generar una cultura de alta afinidad con nuestros clientes.

·         Lograr mayor numero de valores agregados que proporciones mas  beneficios traducidos en valor que  generen fidelidad y recomendación.

Alta rentabilidad de las operaciones

El  Revenue Management  se ha convertido en un instrumento estratégico  y de gestión coordinada los ingresos. Para ello es prescindible disponer de la tecnología adecuada que agilice la gestión operativa y que permita tener controlado los principales indicadores Revenue para tomar las decisiones adecuadas.

Objetivo:

Lograr una operatividad diaria que permita medir con precisión los resultados y generar los correctivos.

Flexibilidad 

Por último el RM. no debe ser un proceso regido, también debe de considerarse  la relación humana, y las operaciones de un hotel debe considerar los criterios para manejar la flexibilidad como parte de las políticas y cultura corporativa y proceso de mejora continua.

Objetivo:

Lograr una administración de aprendizaje permanente.