Los esfuerzos por saber reaccionar en momentos inesperados por desastres, incendios, apagones, corto circuitos, temblores o terremotos como atentados a personalidades que pueden ocurrir.Es oportuno un recordatorio actualizar los planes de contingencia para todos los organizadores de eventos y centros de exposiciones como hoteles.
Sobre la importancia de contar con un plan de emergencia, plan "B" o también llamado de Contingencia, así como, las instrucciones para ubicar los puntos de encuentro, y esto aplicarlo en reuniones y convenciones.
Ahora mas que nunca, los Hoteles y Centros de convenciones deben actualizar, divulgar, verificar y capacitar al personal de como actuar en casos de que se den emergencias, que no son programadas.
Cuando su evento se encuentra en puesta en escena , puede ser que pase algún percance suceda, los terremotos, los incendios, los corto circuitos, apagones otros estar a la orden del día y ellos pueden representar un riesgo, pero muchas otras cuestiones podrían suceder como:
- Una emergencia de salud individual
- Cortes de energía
- Incendios
- Tormentas severas
- Violencia física
- Amenaza de bomba por nombrar algunos.
El planificador de eventos debe tener una lista de verificación en el lugar, para hacer frente a este tipo de riesgos y trabajar con su personal de apoyo.
Las puertas de emergencia y las formulas de evacuación de personas son requisito indispensable de observar permanentemente en donde el evento se este llevando a cabo.
Normalmente los eventos subcontratan a empresas especializadas en seguridad, para ello es importante verificar con este personal las formas de reacción y de proceder en momentos de emergencia.
Los centros de convenciones deben formar las brigadas de emergencia, que las mismas esten debidamente instruidas para actuar de forma inmediata.
Los cuerpos de bomberos y de seguridad al igual debe de verificar cada 6 meses por lo menos las adecuaciones que requieren estas metodologías que al final sirven para salvar vidas.
7 sugerencias y una última consideración:
- Designar a un miembro del equipo como coordinador del manejo de emergencias y crisis.
- Asignar tareas a las personas con liderazgo.
- Examinar la aplicación de los planes de emergencia y generar puntos de experiencia. (simulacros) ¿Está el personal entrenado en lugar preciso para el manejo de emergencias? Idealmente, el 40 por ciento lo debiera estar.
- Informar al personal local de las necesidades de su evento. En virtud de la demografía, el enfoque, o el tamaño, su caso particular, podría generar problemas de personal no ha visto antes o previsto con anticipación.
- Revisar la cobertura de la prima de su seguro y estar claro que es suficiente cobertura para su evento.
- Revisión de cargas de extinguidores, como los procedimientos de uso de los mismos.
- Reunir a su personal y el personal del centro de convenciones u hotel para ejecutar los procedimientos de emergencia en el sitio antes que el evento se ponga en marcha.
