lunes, 27 de enero de 2014

¿Cómo Organizar Eventos con Exito?

Un evento para recordar: las claves para organizar con éxito un acto público

Sabe bien el emprendedor que el día a día de su negocio se trata en dar a conocer su proyecto. Ya sea en un encuentro en un ascensor, una reunión con un posible inversor, una rueda de prensa con los medios de comunicación o un acto con los clientes presentado un nuevo producto. Los eventos, pues, son claves en esta estrategia comunicativa presencial y no deben infravalorarse, ya que son actos con mucho potencial para dar a conocer tu producto, marca y mensaje.
Determinar el éxito de un evento empresarial es relativo, puesto que se trata de una acción de la que recogen los frutos más adelante. Por eso, la importancia de hacerlo correctamente y tener en cuenta todos los pasos para que la puesta a punto sea la que deseamos. Para organizar un evento que se recuerde, hoy presentamos los pasos que debe realizar un emprendedor que se afrenta al desafío de organizar su primer evento público.
Determinar qué tipo de acto
Lo primero que debe plantearse a la hora de montar un evento es qué necesidades se quieren cubrir. Es decir, no es lo mismo organizar un acto anunciando una campaña publicitaria que la presentación del nuevo CEO de la empresa. Dependiendo del acto, del público al que va dirigido y delmensaje que se quiera transmitir se hará de una u otra manera. Si tienes en cuenta las diferentes posibilidades te será más fácil escoger la mejor opción.
·         Rueda de prensa: Dirigida principalmente a los medios de comunicación y con una puesta en escena muy sencilla. En ella se presenta algún dato relevante de la organización, en respuesta, a veces, a una situación inesperada.
·         Desayuno informativo: Similar a la rueda de prensa, aunque en este caso se trata de un acto más previsto y que puede contar con la presencia de más miembros de la empresa, socios y otros invitados.
·         Exposiciones: La participación de la empresa en eventos externoscomo ferias o exposiciones conlleva la organización de algún acto o presentación.
·         Seminario: De naturaleza técnica y dirigido a los profesionales del sector, los seminarios son una gran oportunidad para dar a conocer vuestro proyecto en un ámbito específico.
·         Congresos: Acto que se realiza alrededor de un tema concreto y queconsta de un programa con unas sesiones claramente diferenciadas (inauguración, conferencias y clausura)
·         Workshops: Este taller de trabajo para personas de una misma actividad tiene una intención eminentemente profesional.
·         Eventos sociales: Actos desde cocktails a inauguraciones que nos sirven para reunirnos con miembros de nuestro círculo emprendedor (clientes, proveedores, empleados, socios, autoridades, medios…).
Escoger fecha y horario
El cuando es el aspecto más básico de un evento porque a partir de esta decisión derivan las otras. Ten en cuenta que puedas cumplir con lo que te propongas por la fecha que pretendes realizar el evento. Piensa también que ladisponibilidad de tus invitados es esencial y que pueden verseinfluenciada por otros aspectos externos, como que se trate de un día festivo o que el equipo de fútbol de tu ciudad juegue un importante partido.La fecha es muy importante porque hasta que no la tengas no puedes impulsar las tareas de comunicación y empezar a promocionar el acto.
Escoger espacio y ubicación
Habrá muchos actos que fácilmente se podrán llevar a cabo en tu local, pero habrá otros que por imagen o porque el acto lo requiera, se tendrán quetrasladar a un lugar más adecuado. Si es al aire libre, piensa en lospermisos y los horarios. También en la movilidad y el transporte de los asistentes. Y una vez escogido el lugar, piensa en la ubicación: no es lo mismo una sala de actos que un hall. De nuevo, esto dependerá del tipo de acto que realices.
Definir presupuesto
Una rueda de prensa no te comportará muchos gastos, pero si optas por hacer un desayuno informativo con medios para presentar tu memoria anual, por ejemplo, deberás contar con un servicio de catering que se encargue de la comida. Detalla también lo que supondría organizar actos de más envergadura, como congresos o seminarios y considera la opción de invitar a participar un patrocinador. El presupuesto te ahorrará sorpresas congastos inevitables que no tenías en cuenta en un principio.
Seleccionar invitados
En la medida que puedas, procura garantizar la presencia de un público mínimo en tus actos. Los que requieren invitación o confirmación previa como una conferencia o una cena con tus socios son más fáciles de controlar. Pero en actos que dependen de la presencia a última hora de sus asistentes, como presentaciones o ruedas de prensa, te será de mucha ayuda.
Confeccionar material de promoción
Antes de celebrar un acto, éste debe promocionarse. En el caso de una presentación, vale con una invitación. En cambio, si tu empresa se encarga de organizar un congreso, piensa en la opción de montar una web que incluya el programa, un mapa para llegar al sitio e información adicional para los asistentes. Si estas pensando en tener representación en una feria, considera diseñar unos carteles e imprimir tarjetas de presentación.
Contactar con los medios de comunicación
En el caso de una rueda de prensa, el trato con los medios de comunicación es indispensable. Contacta lo antes posible con los medios que consideras que puedan estar interesados (incluye bloggers, medios especializados y agencias de comunicación). Ten en cuenta, pero, que tu presencia con los medios no se limita a las ruedas de prensa. Cualquier acto es susceptible de ser informado a terceros, y para ello debes utilizar los comunicados de prensa posteriores al acto o la actualización en tu blog o en tu sección de noticias al web.
Encuentra los ponentes
Dicen que quien no tiene padrino no se bautiza, y eso en según qué actos es muy acertado. Pongamos por caso una conferencia de tu CEO delante de los socios. ¿Quién será el presentador? O si tu editorial presenta un nuevo libro, ¿qué escritor, aparte del autor, charlará sobre la obra?Aunque parezca una tarea sin importancia, encontrar el ponente adecuado está muy relacionado con la imagen que quieres dar de tu empresa.
Adjuntar documentación
Ya sea el programa de actos o un archivo de información, la mayoría de eventos requieren algún tipo de documentación para facilitar a los asistentes lo que se van a encontrar. Aunque no es un trabajo muy arduo (solo necesitarás recopilar de la planificación del evento), es importante tenerlos con antelación y ser capaz de añadir los cambios de última hora.
Piensa en digital
En los casos de conferencias, congresos o ferias, la presencia de lasherramientas 2.0 es evidente. Por eso, piensa en incorporar algúnelemento digital en tu evento: ya sea la creación de un #hashtag para Twitter, o la retransmisión vía streaming de tu exposición. Para facilitar el trabajo a los asistentes y a los medios puedes organizar una red wifigratuita para que estén conectados en todo momento.
Cruza los dedos
Este último consejo solo te lo damos en el caso que no hayas hecho caso de los anteriores. La suerte poco tiene que ver con los eventos, así queprograma todo lo que sea programable. Seguro que habrá alguna cosa que se puede salir del guión, pero que estos imprevistos afecten negativamente a tu evento dependerá de lo bien organizado que esté.
Esperamos que estos consejos te sean útiles a la hora de organizar tusactos públicos. Si ya tienes experiencia en organizar eventos para tu empresa y quieres añadir algo, seguro que los demás emprendedores que tienen pensado montar uno te lo agradecen. Los mejores consejos siempre provienen de alguien que se ha encontrado con tu misma situación: por eso, pregunta en nuestro grupo de Linkedin para emprendedores y empresarios, que ya cuenta con más de 10.000 miembros.

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