Recientemente tuvimos que desistir de llevar la coordinación y organización de un evento muy importante, ya que como en todo negocio se trata de riesgos, la única idea de llevar y organizar un evento es finalmente el generar los ingresos necesarios y adecuados; más vale un evento pequeño, para conseguir los patrocinios necesarios que uno inmenso que fracase . Hoy se discute cada día más los "crímenes pasionales en la organización de eventos " — aquellos errores que se cometen continuamente y las personas no las perciben adecuadamente, esto puede parecer demasiado duro, que intentar lanzar el evento que al final fracasará y no logrará ser un evento perfecto y de éxito.
Impulsados por el ardor, en lugar de la lógica de decisiones, pueden representar una fatal decisión el llevar a cabo un evento. A menudo estos errores se cometen muy frecuentemente — y por lo tanto, pueden ser difíciles de corregir. Eventos incluso de altos profesionales pueden ser vulnerables a la metedura de patas impulsadas por el fervor y no por la lógica.
A continuación se incluyen cinco delitos comunes de la pasión por realizar eventos, con las correspondientes medidas preventivas:
1. "El sobredimensionamiento"
A pesar de que se han incorporado prevenciones de los asistentes (o la cifra de asistencia máxima equivalente para eventos, proporcionado por los resultados de años anteriores o predicciones de la demanda) es fácil intoxicarse por la "masa crítica" y mantener las esperanzas de realizar un gran evento, al final hay que salir a la calle a invitar a amigos, clientes y VIPs, y comenzar a regalar espacios, situación que se puede predecir.
En muchos casos, agregar más asistentes puede costar muy caro. No prever con tiempo y perder credibilidad institucional, perjudica a la larga el valor percibido del evento (no digamos los problemas presupuestarios que esto significa). Además de saber el costo exacto por persona en su evento — no hay evento con costo gratuito — la fórmula de CUMPLIR con sus metas y objetivos, dividido por el presupuesto. En otras palabras, si usted no puede argumentar cumplir con sus metas y objetivos y/o su asistencia pone en el rojo los ingresos del evento.
2. El amor mal percibido
Usted (o un ejecutivo senior que crea ser organizador de eventos) puede ser el principal crimen pasional que sufra un evento en particular, no ser profesional en este campo, es ser una persona que al final fomenta, el total desprecio por su audiencia y resulta ser irresponsable de sus actos. Aunque rara vez tiene un control total, insistir en la contratación de talento reúne por lo menos el 75% de sus objetivos y necesidades de lograr un evento de éxito.
3. El lugar del evento: ceguera
Todos somos vulnerables a la seducción de la deslumbrante vista al mar, alojamientos lujosos o dramáticos o un chef celebridad. En pocas palabras, tiene que mantener la claridad al seleccionar el lugar de su celebración. En ocasiones un lugar particularmente espectacular permiten discutir desafíos lejos, como un viaje muy largo tiempo o el mayor alquiler de costo. Una simple lista de comprobación de costo-beneficios, le mantendrá fuera de problemas (como acceso al transporte público, asequibilidad, estacionamientos, acceso a Internet y otros). Así mismo, los espacios no adecuados y seleccionados para su grupo meta, en estas situaciones se cometen accidentes irreparables.
4. Efecto Narciso
¿Te gusta tantos sus propias ideas, que usted no puede ver sus debilidades.? Tú eres el único, no hay nadie como tú y como tu evento, yo lo puedo y lo sé todo. Si usted es de estas personas en definitiva estamos enfrente de un Narcisista de Eventos, de estos se encuentran a la vuelta de la esquina, como puede ser posible ser su propio admirador (o único).
5. El beso de la muerte
Programar actividades inalcanzables que no puede caber en el presupuesto, un vehículo de transporte ridículo por ejemplo, traer a una súper estrella (ante la comercialización a este efecto se le llama: una banda de gimnasio) lo único que lograras es moverte en un mismo lugar— y todavía no subir los indicadores. Mostrar diferencia a las preferencias con el dueño del evento o una junta directiva cegada, puede ser tomado, como sabotear los resultados del evento. Esto puede llegar a ser un conflicto. Sólomente una sugerencia, esto lo debes plantear a tiempo de forma lógica y tener un plan para ofrecer alternativas con significativamente mayores ventajas o al final.......desistir de organizar el evento.
