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Estrategias para desarrollar eventos
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Las empresas organizadoras de eventos como los departamentos de
banquetes de los hoteles, suelen hace una planificación exhaustiva de la
organización y operación, logística y montaje de eventos.
Organizar un evento en un hotel o en un Centro de Convenciones, es una tarea compleja en la que una buena
negociación previa resulta fundamental.
Cada vez más este rubro del negocio de eventos se consideran una actividad
altamente profesionales que al final facilita a la empresas e instituciones
públicas la de realización de HITOS en la filosofía de HACER negocios.
Esa actitud profesional administradora es parte de una peculiar cultura
organizacional de los que organizan, montan y ven la logística de los eventos.
Pero negocias la realización de eventos es un asunto que no se puede llevar
a la ligera, podría hasta considerarse un arte.
Desarrollar estrategias de.
1. Planificación,
2. Procesos de operación y puesta en marcha,
3. Efectivos procesos de verificación y control,
4. Finalmente un proceso de retroalimentación que te permita reaccionar a los
ponderables que suceden en los eventos
Estos cuatro elementos es lo que te llevará al ÉXITO.
Requisitos básicos para la organización y operación de los eventos:
- Requisitos básicos.
1. Fijación de precios ( Revenue Manager*).
2. Presupuesto y menús (cotización de espacios y servicios de Alimentos y
Bebidas),
3. Fecha del evento,
4. Aforo*
5. Espacio que se necesita tanto para la ocupación en sí durante el tiempo de
uso.
6. Otros a consideras:
a. accesos al lugar
b. suministros,
c. electricidad
d. proveedores
-Fijación de precios y presupuestos como cotizaciones.
Valoración del PRECIO. Los hoteles altamente tecnificados
contempla dentro de su organización al Revenue Manager, que determina los
mínimos a considerar contra las ocupaciones del hotel. Este sistema es una
herramienta gerencial que ayuda a maximizar los rendimientos de espacios y su
valor comercial.
- Aforo realista.
Manejo de garantías*: Una
valoración de la ocupación lo más realista tanto de habitaciones como de
asistentes al eventos. Requerimiento de
alimentos y bebidas. Número de habitaciones reservadas (cupo).
- Plazos con tiempos bien definidos.
Los plazos para la organización de los eventos se han vuelto más
complejos por la necesidad de coordinar un marketing digital muy elaborado,
pero también porque las producciones se están orientando cada vez más a ofrecer
tiempos de ejecución de los programas de los eventos más cortos para públicos
que quieren vivir las experiencias en el menor tiempo posible desde que los han
conocido. Determinar los plazos bajo esas condiciones resulta vital para
garantizar la profesionalidad y la calidad del evento.
- Tácticas de ventas.
Esté atento a sus claves, a sus prioridades, a lo que realmente le
interesa. Tenga claro que algunas tácticas de ventas le pueden llevar a
considerar como prioridades las que le marcan los titulares del espacio que
normalmente no coinciden con las suyas. Ya sabe tácticas como las de ofrecer
precios especiales hasta una fecha determinada que le harán sentir presión.
Sepa ver lo importante de lo accesorio, oriéntese en los objetivos que
quiere conseguir con la organización de su evento.
- Colaboradores de compromiso. Cultura organizacional de los
organizadores de eventos
El personal del espacio del evento puede ser cómplice de su estilo
organizativo, de su forma de atender a la clientela. Ya sabe, no son su gente,
pero usar el espacio le obliga a emplearlos en tareas tan delicadas como las de
atender al público. Nos referimos a barman, camareros, porteros, profesionales
técnicos... Piense en la importancia de su trabajo, piense en ellos no como
empleados no deseados sino como colaboradores. Puede ganárselos atendiendo a
sus necesidades profesionales, generando empatía con sus propuestas y
dejándolos participar activamente en el proyecto del evento, pero siempre bajo
su control y supervisión.
Testimonios
- Busque testimonios de eventos anteriores.
En las negociaciones para la contratación del espacio se lo pueden
pintar de cualquier manera, pero es usted quien se la juega. Busque información
contrastada sobre otros eventos realizados en el mismo espacio y en fechas
similares o cercanas. Le darán la medida de cómo ha respondido el personal, del
valor de la infraestructura y de muchas cuestiones menores y de detalle que al
final de todo suman en las percepciones de los asistentes.
- Fechas abiertas.
No se cierre en banda con una única fecha para celebrar el evento
si se lo puede permitir. Será como tener un plan B y contar con una alternativa
que le ayude a retirar algo de presión. Ya sabe cómo son las fechas
inamovibles...
- Reservas en la misma cadena hotelera.
Una manera de reducir costos es jugar con el ALLOTMENT de reservar
CUPOS de espacios en la misma cadena hotelera. Se trata de un aspecto de la
negociación que debería llevar a la mesa de contratación.
Estas consideraciones son las que tienen en cuenta las empresas
organizadoras de eventos para la planificación en hoteles y agotan todas las
opciones que tienen a su alcance en la negociación de una infraestructura. La
calidad de su evento se merece un esfuerzo de imaginación, perspicacia, mano
izquierda y atención a los detalles como parte de sus auto exigencias y
motivaciones. Ese es el camino del éxito.
* AFORO: Capacidad total de las localidades de un
teatro, sala de cine, salón para eventos etc.
"los organizadores
de eventos suelen recurrir a este término para definir la capacidad de
utilización de u espacio por un número de
personas"
*ALLOTMENT. Termino utilizado frecuentemente para
designar CUPO que tiene un operador u
organizador de eventos de grupos organizados con la disponibilidad de un Hotel.
*GARANTÍA – Mínimos
de consumo contemplados en los contratos hoteleros en que el operador dé turismo o el organizador de
eventos paga por el uso de habitaciones
o servicios de alimentos y bebidas, por parte del grupo, es un precio lineal
más barato, pero con la cláusula que debe pagar el precio , se
ocupen las habitaciones o no o se
consuman los mínimos garantizados. También se considera en banquetes el mínimo
de servicios que proporcionara de
alimentos y bebidas, normalmente se re-confirma con 48 horas de anticipación.
Sugerencia de
suscripción en blogs de Evento.
http://turespacio.com/blogs/
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