martes, 15 de marzo de 2011

¿Por qué y cómo trabajar con un organizador local de reuniones y eventos cuando vas a organizar eventos internacionales?


Cuando organices un evento en un tercer país en donde no tengas un corresponsal, debes siempre evaluar las ventajas de trabajar con un Organizador de eventos experimentado a nivel local, por este medio, puede ser que te quites de varios dolores de cabeza.

Para ello, deberás contactarte por varias vías, el buro de convenciones local, recomendaciones de los organismos de turismo, o simplemente buscándolos en internet y las redes sociales.

Eso sí, de encontrarlo...y contratarlo, tendrás acceso a toda la información del destino, tales como conectividad, rutas turísticas y los prestadores de servicios, así como la comprensión de las leyes locales y protocolo, servicios de apoyo y cómo hacer frente a situaciones de emergencia. Además, el proveedor local puede dar información actualizada sobre el clima, fiestas, historia, las opciones culinarias y mucho más……

Al trabajar con un organizador de eventos a nivel local (OPCT) ,podrás dedicarte a la planificación con plena atención, así como, a la comercialización del evento y asistir al grupo, mientras que el organizador local asegura de que toda la logística suceda de acuerdo al plan.

A medida que la industria de los eventos se vuelven más globales, como congresos atraen a un mayor número de asistentes internacionales y convenciones corporativas y viajes de incentivo se mueven en todo el mundo, es cada vez más común contratar para el desarrollo del evento a un organizador local eventos y reuniones para trabajar juntos.

El reto es mantener siempre el enfoque del grupo en el evento en sí y para entrar y salir del lugar de destino sin inconvenientes. Por cierto, la coordinación de trabajo entre el organizador internacional y el organizador local es primordial. Por lo tanto el secreto esta en esta palabra, seguimiento, seguimiento y seguimiento.

Si tuviera que enumerar siete puntos a considerar en la contratación de un responsable local de reuniones, ¿cuáles serían?

1. Investigar su reputación en la industria local.

2. ¿Qué tan bien conoce el destino donde se celebrar el evento?

3. ¿Cuál es la capacidad de su empresa en términos de personal, tecnología, experiencia y acceso a los proveedores?

4. ¿Han certificado a su personal?

5. ¿Tienen experiencia trabajando con grupos internacionales

6. Sistemas de pago y remuneraciones de ambos lados? Si tanto la Internacional y Local Meeting Planners esperar a ganar comisiones, la práctica más común es dividir las utilidades del evento un 50% y 50%, incluidos los destinados a hoteles, transporte, servicios de comida, etc

7. La contratación por un Fee acordado previamente.

Suerte en la contratación de un organizador de eventos local, pude ser fácil. Si lo realizas con tiempo........................

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