Tenemos que tener claro el
proceso de VERIFICAR que Deming propone.
¡En nuestro caso aplicado al tema
de organización y gestión de eventos. ¡
Esto se resuelve a una mecánica
muy sencilla, SEGUIMIENTO, SEGUIMIENTO Y SEGUIMIENTO. Así como, supervisión
permanente de los procesos del HACER.
Para ello lo que debes de preveer son los patrones
críticos que la organización de eventos pudiese presentar para que en el
momento de VERIFICAR, puedas ACTUAR porque estás preparado para las
contingencias que sucedan. En pocas palabras deberás darle seguimiento a:
Recursos Físicos, Recursos Humanos y a los recursos Financieros necesarios para
llevar a cabo el evento.
El proceso de VERIFICAR se
realiza todos los días PREVIO al evento a desarrollar, DURANTE el evento se
lleva a cabo y sobre todo POSTERIOR ha terminado el evento. Lo más importantes
es permanentemente recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con
los objetivos propuestos en la etapa de PLANIFICACIÓN y especificaciones
iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora o se han rectificado los
procedimientos.
Otro instrumento a verificar es
el PRESUPUESTO el cual se debe monitorear en la fase de Implementación y
evaluar su ejecución contra la ejecución del
plan, llevando una estricta documentación de las conclusiones. Este
proceso debiera finalizar con una auditoria de servicio y financiera.
La última de las fases de
VERIFICACIÓN se encuentra enmarcada en la satisfacción de los clientes. Seguimiento
indispensable para ser considerada en el proceso de mejora del evento. Tanto
con herramientas como formularios escritos o vía electrónica o a través de
entrevistas.
El programa MS Project nos
permite darle seguimiento a las variables de actividades y el tiempo a la
fecha. Ubicando la línea y sus variables en herramientas en donde encontraras
el indicador de seguimiento.
Cambios en la asistencia de participantes.
Confirmaciones, cancelaciones vía correo electrónico, mensajes de
texto, redes sociales, Facebook, Twitter, organizadores electrónicos,
coordinación de horarios, confirmando la disponibilidad. Ahora más que nunca es
más fácil determinar el número de participantes. La asistencia tiene un impacto
directo sobre el presupuesto y puede modificar la naturaleza del evento.
Cambios en los presupuestos del evento.
Es no inusual para un presupuesto de enfrentar recortes antes de
la realización del evento, para ello la creatividad del organizador de eventos
y reuniones para presentar una propuestas alternativas. Demoras en la toma de
decisiones. Pueden significar retrasos comenzando desde cero como algunas de
las sedes del evento, Ejemplo de ello son los hoteles que se habían propuestos
originalmente y que ya no están disponibles.
Cambios de fecha.
Recuerdo que un cliente que cambió la fecha 3 veces en la primera
semana de planificación. Cambio de objetivos. El cliente selecciona un programa
o un tema y, a continuación, hacen un cambio drástico en el enfoque,
después que se ha iniciado la planificación del evento.
Cambios en la lista de vuelo.
Esto nunca termina. Hay ocasiones cuando se modifica la lista de
vuelos d elos asistentes de forma permanente antes y al final del día, cambia
de nuevo. Incluso en el día de un evento, no es raro descubrir que algunos
participantes son capaces de asistir a última hora sin avisar.
Cambios en el programa.
El cambio de temas en el programa se da de forma muy común,
consecuencia drástica reducción del tiempo asignado.
Cancelaciones de última hora.
Esto es muy frecuente en los eventos, participantes que no
asisten, o que sufren algún tipo de percance inesperado, que sus
asistencia a última hora no sea efectiva. Esto lo debes tomar muy en cuenta. Es
un fenómeno que te sucederá, para ello, debes generar una política de
cancelaciones de última hora que no afecten tu presupuesto.
Cambios después que el evento se ha iniciado.
Cambios de última hora en los temas del programa y su secuencia
finalmente estos temas se toman a última hora y desemboca en decisiones que al
final para en terminar temprano o más tarde el último día.
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