15 años de cambios en la organización de eventos

Lo que hace la diferencia cada década, de un año a otro, es la madurez en la aplicación de estrategias, tácticas y procesos en la organización, planificación, montaje y logística de eventos que hace apenas quince años atrás en la historia se miran como un gran progreso en esta profesión. La falta de competitividad en la organización de eventos reinaron como lo supremo por muchos años, ahora podemos afirmar que el sector se encuentra en proceso de profesionalizarse, pero mirar lo que ha pasado, te das cuenta que los procesos hay que sincronizarlos, cuando se ve a través del lente de los eventos, la experiencia pesa mucho.

A CONTINUACIÓN, (PRE-2000-1997):

Ciclos de planificación de eventos predecibles: 12 meses, hacer esto. 9 meses, hacer esto otro. Como un ciclo de evento termina, comienza la siguiente. A veces hay superposición, pero es más la excepción que la regla.

Aumentan eficiencias a través de la repetición, que ayuda a reducir el riesgo y costo. Los buenos planificadores de eventos debieran de enorgullecerse de documentar cada paso, porque saben que es el secreto del éxito en el futuro.

Reglas de libro:

A pesar del correo convencional y el uso de Internet, la mayoría de las comunicaciones es todavía basados en papel. Meses de antelación, elegimos papel, tinta, folleteria informativa y promocional cartulina, sobres y tal para invitaciones a eventos, formularios de registro, tarjetas postales, etiquetas de nombre, programas, agendas de mano, etc..

Diseños que se ajustan  por los diseñadores. Máquinas de fax, sin parar con registros y solicitudes de cambios y registros de entrada de datos se esfuerzan por mantenerse al día con el volumen de información que cambia.

Ahora la utilización de registros digitales se  introducen en esta mezcal de herramientas tecnológicas, pero son los niveles de mercado lo que te indican que sistemas utilizar.

Negociaciones de  tarifas, fechas y  Alimentos & Bebidas:

Negociar tarifas competitivas, tamaño adecuado de salones,  reserva de habitaciones  y concesiones de contrato con los Hoteles y Centros de convenciones son parte del día a día de este negocio. Es lo que separa a los planificadores buenos de los grandes. Planificar a los asistentes a un evento sigue siendo lo que más preocupa y se convierte en un dolor de cabeza. Constantes cambios en asesoras de banquetes en los hoteles y centros de convenciones que distorsionan la relación con los clientes y los organizadores de eventos.

Alimentos y bebidas ha sido el sector más creativo en la organización de eventos, la planificación de menús para el rendimiento de los asistentes, nuevos chefs con nuevas ideas, pero los paladares de los asistentes se determinan ahora menos sofisticados. Ajustes a los  menú estándar presentados por los proveedores que son presentados para satisfacer a la mayoría.

Constantes cambios, asistencias inesperadas  & equipos irregulares: En la organización de eventos hay muchas contingencias. Siempre habrá cambios de última hora o inesperados tanto de  asistentes a los eventos como de los equipos de proveedores, esto es lo que para un organizador profesional desafía los pronósticos. Un equipo altamente profesional maneja estos detalles a la perfección y se trasforman en magos de eventos. La estabilidad de los   equipos de apoyo y personal fijo en la organización y atención de eventos es la clave del éxito,  impulsar la eficiencia, el rendimiento y el ahorro.

Quince años más tarde, la imagen cambia dramáticamente. Mejoran algunas cosas, mientras surgen nuevos retos. Controles primarios para estos cambios incluyen temas de seguridad en eventos, rápidos avances en la tecnología, la revolución del  Internet, medios y redes de comunicación social, la economía, cuatro generaciones en el lugar de trabajo, audiencias globales  son algunas de las  preocupaciones.

AHORA en el  (2012):

Los ciclos en la organización de eventos son constantes y  definidos: tener la capacidad de manejar varios eventos a la vez, desarrollar la logística,  trabajar  más en reuniones simultáneas. La gestión de los eventos antes  y después que sucedan. Quienes aprovechan la tecnología efectivamente administran mejor, mientras que aquellos que aun viajan en las líneas del tiempo y lucha con los procesos manuales.

Reglas digitales:  

La inmensa mayoría de comercialización, promoción y registro está ocurriendo ahora en Internet, y este cambio está impulsando grandes ahorros y eficiencias de tiempo para los organizadores del evento y asistentes. 

La era digital también es compatible con creciente interés en las iniciativas verdes. Portales en línea y aplicaciones móviles convertidos en populares, como los asistentes aprecian encontrar todo en un solo lugar, que es accesible 24horas 7días a la semana. 
IPads, teléfonos inteligentes y otros dispositivos agitan más interactividad, antes, durante y después de los eventos. Esta oleada de "todas las cosas digitales" sienta las bases para la información más exacta y sólida, ayudando a los planificadores para mejor evaluar y responder a los cambios sobre la marcha. 

Con avances en medios de comunicación social, los fieles asistentes se  convierten  en un excelente canal para promoción del evento. Desafortunadamente, los asistentes descontentos tienen una voz muy fuerte en este foro.

Cambio de herramientas de planificación y Reserva Online: 

Esta herramienta acelera el proceso de selección y oferta, como medida para que  los  organizadores de eventos sean más  eficientes, herramientas de reservas en línea, como la red de proveedores de un organizador de eventos, para consolidar estos pasos y racionalizar la sedes y desarrollar  el proceso de evaluación. Los asistentes también obtienen  acceso más fácil a reservas de habitaciones. 

Pruebas de menú:

Mas creativas que nunca, revolución en la cocina para eventos, cocina gourmet las nuevas  tendencias  del lado de la industria de Alimentos y Bebidas, Montajes innovadores.

Asistencia fluctuante y cambio de equipos: la economía provoca volatilidad de asistencia, haciendo más difícil predecir y responder a los cambios de la demanda. Contratos que fueron negociados años antes deben ser revisados y a veces, renegociados. 
Ayudar  a los posibles asistentes a hacer un mejor trabajo de defender su caso internamente para obtener aprobación para asistir a eventos. 
Audiencias virtuales y reuniones híbridas se están afianzando en el mercado. Lo que fue percibido como una amenaza de asistencia se convierte en un acelerador de ingresos, cuando se maneja por los planificadores experimentados de web. 
Equipos de trabajo de los organizadores de eventos ahora esforzándose por lograr más con menos jugadores.... eso sí ... y los  desafíos continúan.

Estos son sólo algunos de los muchos cambios que vienen a la mente, como mirar en estos últimos 15 años.

¿Qué cambios están notando? Y ¿cómo son estos cambios afecta las decisiones de futuros eventos en su organización?