Un organizador de eventos cuando programa el contenido de un evento educativo como un congreso , semana tras semana se procede a diseñar un programa coherente, tratando de conseguir al mejor orador de renombre, además de persuadir a poderosos patrocinadores para que apoyen la aventura.
No es sólo el número de personas que asistirán, los que harán el show. De hecho, yo diría que la cantidad tiene poco que ver. ¿Donde más bien estarían, por ejemplo: una sala para 500 "empresarios", o un grupo objetivo de 50 fundadores pero no son los números que hacen el evento un éxito — es la gente que los atrae y su seguimiento. Un gran orador aparte de ser famoso e inteligente debe trasmitir el sentimiento que asistirá para ayudarles a hacer negocios y compartir sus historias de éxito.
Aquí están cinco consejos para ayudarle a obtener los mejores resultados:
1) Encontrar los socios correctos – seleccione grupos de interés que le apoyen en la promoción del evento, a cambio de pases libres. Esto es delicado, pero deberá asegúrese de realizar un seguimiento de ventas a través de esos grupos ( observar de cerca su contribución). Lo que realmente necesita son grupos objetivos, como de activar listas de correo y publicaciones específicas y buscar el ideal socios de medios de comunicación que apoye en la aventura.
2) Crear una lista de VIP – Parte del plan debe permitir que el 10 al 20% de los asistentes sean considerados invitados especiales VIP,(sin contar oradores y patrocinadores) . Esta lista debe ser muy precisa: se deberá invitar a los líderes locales que son especialmente activos en la industria.
3) Dar a conocer su lista de asistentes Esto debe ser preciso en tiempo y momento, saber publicar su lista de asistentes. Tenga cuidado de elegir el momento adecuado para ello. ¿Tener una lista de los asistentes influirá si alguien quiere asistir y aun no ha tomado la decisión: es la lista de nombres influyentes la que promociona el asistir al evento, los humanos muchos actuamos por imitación o por competencia. Asegúrese de obtener la lista de patrocinadores y VIPs registrados antes de hacer pública la lista. Puede publicar la lista en su página web o en el blog del evento.
4) Promover eventos previos de expectativa – realizar pequeñas juntas previas que generen expectativa por asistir a eventos relacionados con la industria, de esta forma se mostrará a los asistentes potenciales que usted les ayudará a mantenerse al día sobre los temas de actualidad y dar a conocer las cualidades del orador invitado para ello usted debe previamente conocer los lugares y la gente adecuada. Esto implica que este esfuerzo le traerá un número adecuado de participantes para su evento.
5) Crear una relación segura y proactiva de largo plazo – esto le ayudará en sus eventos futuros. Provoque que su evento ofrezca valores agregados posteriores al evento, o sea una red de conversaciones o mesas redondas y cafés que provoquen debates, esto puede ser una alianza con centros de conversación y promoción de libros, que ahora tienen salones adecuados para ello acompañados de la posibilidad de tomar un buen café, aparte de compartir con otros asistentes, podrá realizar conversaciones privadas de negocios. A este programa le llamamos “Cumbres en tiempos regulares durante todo el año”, esto creará una comunidad de asistentes "regulares". Por último, establezca un buen ejemplo, ser amable y estar interesado en la historia de cada participante a estas cumbres y lograr propuestas de negocio que hagan que valga la pena asistir.
Así, podrá ver buenos resultados, atraer el tipo de asistentes deseados. Las personas cada vez mas necesitan reunirse para tratar temas de negocios y obtener buenas ideas y que mejor que usted proporcione el marco. Esto es un aspecto importante en la planificación de eventos, a menudo estos detalles se pasa por alto en favor de los asistentes que esperamos Recuerda: si su evento es menor del esperado, si llegan asistentes de alta calidad y/o realizas buenos negocios, será un evento para recordar.
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