Por: Judith Estallo,
Habitualmente una visita, una reunión, un evento, un viaje o una comida de empresa, son actos coordinados por cualquier persona de la compañía que aplique su sentido común en la organización.
No obstante, cuando el objetivo del evento es el de convertirse en una verdadera herramienta de comunicación, nace la necesidad de desarrollar un estilo propio y exclusivo. Para ello, el establecimiento (dentro del marco empresarial) de un manual de protocolo, vertebrado por un conjunto de recomendaciones y prácticas de cortesía, es totalmente necesario. Les ofrecemos, a continuación, un detalle, de lo que ‘protocolariamente’ nunca puede olvidar en la organización de sus eventos de empresa.
No existe ninguna herramienta, que regule el protocolo en los actos empresariales. En las instituciones privadas, los departamentos de RR.PP. o Comunicación son los que establecen sus propias directrices de protocolo. En muchos casos, dichas normas son improvisadas, puesto que no disponen de un manual interno para esta disciplina, totalmente necesario como guía en la organización de eventos. Carmen María Moreno, experta en protocolo y organización de eventos por la Universidad Miguel Hernández de Elche, sostiene que “es conveniente entender que la palabra Protocolo tiene otras aplicaciones que las exclusivamente asociadas a actos oficiales, de empresa o sociales. Todos leemos diariamente la frase ‘se estableció un protocolo de actuación para …’, es decir, se estableció ‘un orden lógico para el diseño y ejecución de tal o cual actividad”. Por su parte, Montse Solé, en su libro ‘El protocolo en la empresa’, muestra una serie de puntos que no debemos olvidar y hemos tomado de ejemplo para la realización de este reportaje. Protocolo en eventos, ¿por dónde comenzamos?
Notificación: la dirección o la gerencia de la empresa debería ser la encargada de comunicar la celebración del evento, tanto al departamento de protocolo como al resto de departamentos implicados. Para ello, utilizará los canales habituales (mailing, teléfono, invitación postal…).
Planificación: en este apartado haremos una descripción técnica del acto y, para no dejarnos nada, seguiremos los siguientes pasos:
Fecha o fechas posibles. Nunca deberá coincidir con otros eventos, en los que la afluencia de público sea importante.
Tipo de acto: visita, comida, reunión, evento social, viaje etc.
Elección del marco: la elección del lugar adecuado es determinante en el éxito del evento. Es un error convocar el mismo día que España juegue la final de la copa de Europa, igual que es un error celebrar un evento exterior sin tener en cuenta las previsiones atmosféricas y sin colocar una carpa por si lloviera, por ejemplo.
Obtención del número aproximado de asistentes: en el departamento de protocolo, o en este caso, el departamento o persona que se encargue de organizar el evento, debe disponer de una BBDD actualizada de contactos (que provienen de los departamentos marketing, ventas, dirección, etc.). Tal y como apunta Montse Solé en su libro ‘El protocolo y la empresa’: “Se elaborará una lista de posibles invitado, a la vez que se confecciona otra con invitados de repuesto por si falla alguno de los invitados y nos interesa aumentar el número. Este sistema es muy útil, sobre todo, a la hora de colocar comensales a las mesas”.
1. Protocolo en el acto: Solé explica que en la elaboración del programa siempre reservaremos un tiempo, al que ella denomina ‘tiempo colchón’. Se trata de toda una serie de momentos flexibles, muy útiles para el comienzo del evento, ante el retraso de las autoridades invitadas o cualquier imprevisto. Asimismo, en esta fase nunca olvidaremos:
Enviar las invitaciones.
Confirmar los asistentes.
Preparar la recepción de personalidades y asistentes.
Diseño de los desplazamientos necesarios.
Colocación de invitados.
Colocación de banderas y/o alfombras, etc.
1. Documentación necesaria: Dependiendo de la naturaleza del evento tendremos en cuenta llevar al evento: los permisos solicitados, las notas de prensa elaboradas, los flyers publicitarios, programas del evento, los menús, las invitaciones, las acreditaciones, las entradas, el boletín de inscripción, los registros y archivos, los contratos de personal, de locales, de material auxiliar, de mantenimiento, de catering, etc.
1. Medios materiales: dependiendo del tipo de acto o celebración requeriremos más o menos medios. Algunas cosas que son imprescindibles en todo tipo de evento son: soporte informático, soporte audiovisual, ornamentación, cartelería, megafonía, aparcamiento, espacio de networking…
1. El presupuesto: debemos ajustarnos lo máximo a la partida destinada para el evento y ser lo más creativos posible. En el apartado de ingresos tendremos en cuenta las subvenciones, la venta de tickets, la venta de publicaciones, las inscripciones que se han hecho, etc. En el caso de los gastos debemos elaborar, por capítulos, un detalle de lo que se prevé en el que contemplaremos: invitaciones, regalos, hospedaje, billetes de avión o tren, etc.
· Realización: llegados a este punto, lo más importante es la elaboración de una agenda lo más detallada posible. En este sentido, organizar el tiempo de forma coherente –tanto el del personal, como el de los asistentes y autoridades- nos ayudará a evitar errores. La agenda debe entregarse con una semana de antelación a los participantes en el acto.
1. Desarrollo y seguimiento: el jefe de protocolo ha de asumir un papel idéntico al del director de cine, que no aparece en la película, pero está presente durante todo el rodaje.
1. Programa alternativo: siempre hemos de prever que algo puede fallar. Por ello, es necesario que planifiquemos otras actividades para suplir cualquier actividad del programa (una actividad al aire libre que se suspende porque llueve, por ejemplo).
Al finalizar el acto, prepararemos una evaluación de su desarrollo. Si no se ha cumplido la agenda prevista, es necesario saber cuándo nos hemos saltado un paso y por qué. Se ha de detectar si los cambios sobre el plan original se introdujeron a causa de un error y se han de concretar las partes de dicho plan que han potenciado positivamente el evento. Tal y como apunta Carmen María Moreno, “los imprevistos deben estar previstos. En protocolo y organización no se trabaja con la improvisación, es una cualidad excelente el ser capaz de improvisar, pero nunca debe ser una línea de trabajo”. Asimismo, en este proceso también es relevante conocer las opiniones de los asistentes para determinar los puntos positivos y negativos. La opinión de los que no han asistido también es interesante para nosotros puesto que se genera a través de los medios de comunicación. En este sentido, hemos de convocar y atender a la prensa, facilitarle la máxima información (notas de prensa, dosieres, entrevistas con el director general o con los vip’s invitados al evento etc.) y el máximo material gráfico. Además, prepararemos un argumentario con respuestas a las ‘posibles preguntas difíciles’ que puedan formular los periodistas. Nunca se deben improvisar las respuestas.
En definitiva, la previsión de conflictos, y el estudio anticipado de las situaciones es algo que deberá tenerse en cuenta en cualquier evento; así como una especial atención a los medios de comunicación escritos y gráficos. Todo ello unido al sentido común con criterio empresarial, será determinante en la elaboración de nuestro evento.
La colocación de Banderas
Deberán diferenciarse las oficiales de las privadas, situándose en lugares distintos. Siguiendo la legislación vigente, en lugar preferente a la derecha del escenario o presidencia, y ordenadas según lo establecido se colocarán las oficiales. Las de empresa deberán colocarse a la izquierda compensando el espacio. En aquellos actos en los que exista un patrocinador, un homenajeado o alguna personalidad de carácter especial, de acuerdo a la costumbre y al uso, se colocarán de forma destacada, ya sea en la presidencia o fuera del escenario o estrado.
El anfitrión
El anfitrión es ‘el organizador del acto’, quién invita. Por lo tanto, sus funciones se resumen en:
Decidir, diseñar y organizar el acto. Con una agencia de organización de actos, con el departamento de comunicación o de eventos de la empresa… Pero, siempre el anfitrión ha de estar ligado a todos los procesos de la organización del evento. No puede enterarse de las cosas mientras acontecen en el propio evento.
Invita. Sabe, en todo momento, cuál es la lista de invitados y decide a quién se ha de convocar.
Recibe, agasaja, coloca y despide a los invitados.
Puede presidir, y, por lo tanto, dar y tomar la palabra. En muchos casos, el anfitrión del evento no preside el acto. A veces, cede la presidencia en caso que exista la presencia de personalidades con las que se quiera tener una especial deferencia. Otras veces, simplemente se designa una presidencia diferente al anfitrión, dependiendo de la naturaleza del evento y de la estrategia de comunicación elaborada.
La presidencia
Se entiende que la presidencia de un evento se compone de una persona o un conjunto de personas que ocupan el lugar más preeminente y destacado. Se diferencian del resto de invitados porque, normalmente, miran hacia ellos y su ubicación se reconoce de forma rápida debido a las técnicas de ornamentación.
La presidencia puede ser colectiva o individual. En el caso que sea colectiva, el papel de cada componente dependerá de su nivel de participación en el evento. En el caso que pertenezcan a tres empresas patrocinadoras, por ejemplo, la mayor o menor participación de estas empresas, determinará la colocación de los logotipos. A veces, conviene que una determinada institución se ‘deje ver más’ en beneficio de una mayor repercusión mediática, social, etc. del evento.
Lo imprescindible de la invitación
Según la experta en protocolo y organización de eventos de la Universidad Miguel Hernández de Elche, Carmen María Moreno, los datos imprescindibles en toda invitación son:
Quien invita
Quien preside (en el caso que asista una autoridad, Casa Real, etc.)
Tipo de acto: entrega de premios, cena de gala, inauguración, etc.
Día, hora y lugar del evento.
Etiqueta (si lo requiere).
Teléfono de confirmación.
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