martes, 30 de agosto de 2011

Planificación de última hora en los eventos


La organización y planificación van de la mano.
Tenemos que afirmar que las habilidades positivas en organización de eventos son un sello de un planificador de eventos experimentado. Hoy en día son muy escasas las empresas que tienen la capacidad para afrontar el cambio a última hora y ejecutar los eventos de forma profesional.
Analizaremos estrategias que se convierten en herramientas para minimizar y tratar de cambiar puntos de la organización de eventos. Hoy, nuestro enfoque es el encuentro de planificadores de eventos corporativos y los cambios más comunes.

Cambios en la asistencia de participantes.
Confirmaciones, cancelaciones vía correo electrónico, mensajes de texto, redes sociales, Facebook, Twitter, organizadores electrónicos, coordinación de horarios, confirmando la disponibilidad. Ahora más que nunca es mas fácil determinar el número de participantes. La asistencia tiene un impacto directo sobre el presupuesto y puede modificar la naturaleza del evento.

Cambios en los presupuestos del evento.
Es no inusual para un presupuesto de enfrentar recortes antes de la realización del evento, para ello la creatividad del organizador de eventos y reuniones para presentar una propuestas alternativas. Demoras en la toma de decisiones. Pueden significar retrasos comenzando desde cero como algunas de las sedes del evento, Ejemplo de ello son los hoteles que se habían propuestos originalmente y que ya no están disponibles.

Cambios de fecha.
Recuerdo que un cliente que cambió la fecha 3 veces en la primera semana de planificación. Cambio de objetivos. El cliente selecciona un programa o un tema y, a continuación, hacen un cambio drástico en el enfoque, después  que se ha iniciado la planificación del evento.

Cambios en la lista de vuelo.
Esto nunca termina. Hay ocasiones cuando se modifica la lista de vuelos d el os asistentes de forma permanente antes y al final del día, cambia de nuevo. Incluso en el día de un evento, no es raro descubrir que algunos participantes son capaces de asistir a última hora sin avisar.

Cambios en el programa.
El cambio de temas en el programa se da de forma muy común, consecuencia drástica reducción del tiempo asignado.

Cancelaciones de última hora.
Esto es muy frecuente en los eventos, participantes que no asisten, o que sufren algún tipo de percance inesperado,  que sus asistencia a última hora no sea efectiva. Esto lo debes tomar muy en cuenta. Es un fenómeno que te sucederá, para ello, debes generar una política de cancelaciones de última hora que no afecten tu presupuesto.

Cambios después que el evento se ha iniciado.
Cambios de última hora en los temas del programa y su secuencia finalmente estos temas se toman a última hora y desemboca en decisiones que al final para en terminar temprano  o mas tarde  el último día.

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