martes, 28 de febrero de 2012

Ciclos de planificación de eventos

 

12 meses, hacer esto. 9 meses, hacer eso. Al final de un ciclo de eventos, comienza la siguiente. A veces hay superposición, pero es más la excepción que la regla. Aumentan eficiencias a través de la repetición, que ayuda a reducir costos y riesgos. Los buenos organizadores se enorgullecen de documentar cada paso, porque saben que es el secreto del éxito en el futuro.

Reglas de papel: A pesar de correo electrónico estándar y uso de Internet, la mayoría de las comunicaciones es todavía basado en papel. Meses de antelación, elegimos papel, tinta, cartulina, sobres y tal para invitaciones a eventos, formularios de inscripción, tarjetas postales, etiquetas de nombre, agendas,  etc..



Fuerte foco en tarifas, fechas y A & B: negociar tarifas competitivas, tamaño adecuados Salón Montajes y concesiones de contrato. Es lo que separa a los planificadores buenos de los grandes.

Constante asistencia & equipos: Asistencia a la Conferencia anual año mantiene constante con año ganancias modestas por año para la mayoría. Siempre serán los asistentes de paracaídas que rebotan en rebotan fuera y desafían los pronósticos. Hay sólida colaboración sucediendo dentro de equipos de evento, debido a cambios de personal ocurren con menos frecuencia. Esa estabilidad equipo unidades de eficacia, rendimiento y ahorro de costos aún mayor.

Diez años más tarde, la imagen cambia dramáticamente. Mejoran algunas cosas, mientras surgen nuevos desafíos. Principales controladores para estos cambios incluyen 9/11, rápidos avances en la tecnología, la revolución de Internet, medios de comunicación social, la economía, cuatro generaciones en el lugar de trabajo público internacional y mercado de trabajo preocupaciones.

AHORA (2012):
Los  ciclos de eventos son constantes y menos definidos: como organizaciones  la escala los equipos, los planificadores están trabajando más reuniones simultáneamente. También hay más actividad va antes y después de nuestros eventos crescendo.  

Quienes aprovechan la tecnología efectivamente administran a la altura de la parte superior, mientras quienes del embrague viejas líneas de tiempo y lucha de procesos.

Reglas digitales: La gran mayoría de marketing, promoción y registro está ocurriendo ahora en línea, y este cambio está impulsando enormes ahorros y eficiencias de tiempo para los organizadores del evento y los asistentes. Digital también es compatible con creciente interés en las iniciativas de verdes. Portales en línea y aplicaciones móviles vuelto populares, como los asistentes aprecian encontrar todo en un solo lugar, que es accesible 24/7 de en todo el mundo y búsquedas. iPads, teléfonos inteligentes y otros dispositivos agitar más interactividad, antes, durante y después de los eventos. Esta oleada de "todas las cosas digitales" sienta las bases para la información más exacta y robusto, ayudando a planificadores mejor evaluar y responder a los cambios sobre la marcha.
 Con los avances en los medios de comunicación social, los fieles asistentes convertirse en un excelente canal para promoción del evento. Desafortunadamente, los asistentes descontentos tienen una voz en este foro, demasiado.

Cambio de herramientas de planificación y Reserva Online: acelera el proceso de selección y oferta de sitio, como medida de organizadores de eventos para más eficiente, herramientas de reservas, como la red de proveedores Cvent, consolidar pasos y optimizar la sede RFP y pujar el proceso de evaluación. Los asistentes también obtenga acceso más fácil a reservar habitaciones fuera del bloque, por lo que los planificadores creación inteligentes valor-agrega para mantenerlos de reservas en el bloque. Cocina muestra, revistas y pasos de cocina gourmet casa expectativas en el lado de f & B, demasiado.

Asistencia fluctuante y cambio de equipos: la economía de las chispas volatilidad de asistencia, haciendo más difícil de predecir y responder a los cambios de la demanda. Contratos que fueron negociados años antes revisited y a veces renegociados. 



Estos son sólo algunos de los numerosos cambios que vienen a la mente, como mirar durante estos últimos 10 años. ¿Y tú?

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